Tratar de organizarse para poder hacer todo bien y a tiempo, puede llegar a convertirse en una misión imposible; tratando de descubrir como hacerlo, me tope con un libro que da muy buenos consejos al respecto, sin embargo muchas de las cosas ahí escritas no aplican para mi, así que decidí hacer mi propia lista y compartirla:

Tiempo para aprender: Todos los días hay nuevos avances, descubrimientos y actualizaciones. Necesitamos mantenernos al día para poder ser mas eficientes, debemos dedicar un poco de tiempo al día para aprender.

Metas y objetivos: Si no sabemos a donde queremos llegar, no sabremos como dirigirnos y que camino tomar, es importante fijarse metas y objetivos diarios, semanales y mensuales.

Empezar el día la noche anterior: Tomarnos unos cuantos minutos por la noche antes de acostarnos, nos puede ahorrar mucho tiempo por la mañana.

• Definir tiempo disponible
• Identificar los pendientes
• Anotar las tareas de casa
• Planificar tiempo para imprevistos
• Planificar MI TIEMPO (Proyectos personales, profesionales, etc.)

80/20: Vilfredo Pareto, un economista Italiano, definió que el 80% de las recompensas que tenemos, provienen del 20% de nuestro esfuerzo, es decir, solo el 20% del trabajo que realizamos tiene una recompensa. ¿Para que nos puede ayudar saber esto? Para darle prioridad a las cosas que en realidad nos van a ser útiles.

Prioridades A, B,y C: Necesitamos organizar nuestras prioridades, y una útil manera de hacerlo es etiquetándolas como A, B y C:

• Prioridades A: Las cosas que si no hago me despiden, que tienen una fecha límite y que sobre todo, encajan en mis objetivos profesionales y personales.
• Prioridades B: Todo lo que debo de hacer, pero puedo esperar
• Prioridades C: Las cosas que son irrelevantes.

Escribir las tareas: Cualquier cosa que nos asignen o asignemos, escribámosla para no olvidarla y al haberla realizado la podamos borrar de nuestra lista.

Aprender a decir “No”: Mucho del tiempo del día, lo perdemos porque simplemente nos falta aprender a decir “no”: No tengo tiempo, no puede en este momento, no es mi obligación, no es mi prioridad…

Llevar un record: Saber como y en cuanto tiempo hemos realizado determinada tarea, nos puede ayudar a mejorar nosotros mismos y generar una sana competencia que ayude a los demás a mejorar también.

Organizar mi escritorio: La ubicación de los objetos nos ayuda a ser mas eficientes; ubicar correctamente la computadora, los folders, la papelería, todo esto nos puede ahorrar preciosos minutos al día.

Correo electrónico: Hoy en día es una de las herramientas mas importantes, pero también una de los mas grandes distractores, organicemos nuestro correo para poder identificar y darles la prioridad necesaria a:

• Correos personales
• Cadenas
• Correos de negocios
• Spam

Crear el archivo  “un día antes”: Algunas veces sucede que a última hora nos recordamos de alguna tarea urgente para el día siguiente, esto nos hace re organizar nuestro tiempo y re ordenar nuestro horario. Crear el archivo “un día antes”, es simplemente jugar con el tiempo, y adelantar la fecha límite de algunas tareas, para 24 horas antes. De esta manera si hoy es 14 y  por cualquier razón se nos olvido que mañana era la fecha límite de esa tarea, estaremos cubiertos por un período de 24 horas.

Planificar a diario: planificar nuestro día a día. Es mucho mas simple empezar por planificar los eventos del día, y después los de la semana, el mes, etc.

Organizar contactos: Muchas veces el intercambio de información lo hacemos por medio de tarjetas de presentación, y al cabo de un tiempo estas se convierten en una pila de papel que bajo ninguna circunstancia podemos darnos el lujo de perder. Acostumbrarnos a archivarlas en nuestra computadora (Por medio de programas como Outlook, Entourage, Mail, Agenda, etc.), nos permite ser mas eficientes a la hora de buscar información mas rápidamente y mantener nuestro escritorio libre de papel innecesario.

Tiempo para trabajar: Definamos nuestro tiempo en la oficina para:

• Trabajar
• Hacer citas
• Recibir clientes
• Atender amistades
• Atender a compañeros de trabajo

Agrupar tareas similares: Esto nos permite realizar tareas que tienen algo en común, de una manera mas eficiente y ordenada.

Levantar la cerca: Es importante que el tiempo de “trabajo”, no sea interrumpido por nadie, y maneras simples de hacerlo son: cerrar la puerta de nuestra oficina, poner un rótulo de no molestar, contestar con monosílabos para que la gente vea que estamos ocupados, o simplemente decir “estoy ocupado, en este momento no puedo atenderte”.

Tiempo para actividades no planificadas: Todos los días surgen imprevistos, y debemos designar un tiempo “x” para cubrirlos, de esta manera los imprevistos estarán “previstos” y no nos obligarán a usar tiempo de otras actividades.

Calendarios electrónicos: Hacer un buen uso de la tecnología es importante, y utilizar algunas de las herramientas que tenemos a nuestro alcance es bastante útil.

Horas de oficina: Definamos nuestro tiempo de “oficina” y el “personal”, no usemos el tiempo de una en la otra.

Distractores: Identifiquemos todo aquello que nos quita tiempo y utilicémoslo de mejor manera o simplemente eliminémoslo de nuestras actividades:

• Llamadas telefónicas
• Correo electrónico
• Mensajería instantánea
• Música

Software: Como ya lo mencioné anteriormente, el hacer buen uso de la tecnología nos puede ahorrar tiempo y dinero. Identifiquemos que software utilizamos con mas frecuencia:

• Mantengámoslo actualizado
• Aprendamos a sacar mejor provecho de el buscando información de como hacerlo, o inscribiéndonos a cursos, estemos siempre actualizados.

Escritorio de nuestra computadora limpio: Entre mas desorden tenemos, mas tiempo nos lleva encontrar las cosas.

• Organicemos la información por medio de folders
• Evitemos duplicar información
• Eliminemos información obsoleta o inútil.

Cuidado de nuestra computadora: Esta es una de nuestras herramientas mas importantes, así que dediquémosle tiempo y cuidado (si no sabemos como, preguntemos).

• Desfragmentar discos duros
• Revisar errores en el disco
• Dar mantenimiento al menos una vez al mes a nuestro software.

Internet: Hoy en día nuestra computadora es prácticamente inútil sin una conexión a internet, así que aprendamos a hacer buen uso de el.

• Si compartimos una conexión, hagamos buen uso del ancho de banda:
  No descarguemos música o accedamos a redes P2P que comprometen nuestra información y la de la empresa, y que además consumen de un 90% a un 100% del ancho de banda. Respetemos a los demás.
• Mantengamos actualizados los anti virus

Reuniones laborales: Si tenemos alguna reunión en el trabajo, pidamos que nos proporcionen la agenda de la misma y respetémosla.

Delegar: Aprendamos a que no todo lo podemos hacer nosotros y que hay cosas que podemos delegar.

Tiempos fuera: Como no todo es trabajo en esta vida, debemos darnos pausas para recargar baterías, pequeños espacios de tiempo que nos sirven para despejar nuestra mente y enfocarnos mejor en nuestro que hacer diario.

Puntualidad: Respetemos nuestro tiempo y el de los demás, seamos puntuales y recordemos que lo único que no se recupera en esta vida es el tiempo.

Identifiquemos nuestro “horario”: existe ciertas horas del día en que somos más productivos, aprendamos a identificarlas y así ubicar en ese horario las tareas mas importantes.

Date tu tiempo: Recuerda que por mas que trabajes, trabajo siempre habrá, así que aprende a darte tu tiempo y tu espacio.

Espero que este pequeño resumen les sirva de mucho!
Fuente: 151 Ideas to manage your time

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